Restoran Telefon Asistanı: Servis Yoğunluğunda Telefonu Kim Açıyor?

Restoranın en yoğun saati, telefonu açabilecek kimsenin olmadığı saattir. Çalıp susan her arama, sokak aşağıdaki restorana giden bir masa, paket sipariş ya da özel etkinliktir. Heyhotel'in Voice Agent'ı her aramayı arayanın dilinde yanıtlar, masayı restoranın rezervasyon sistemine işler, siparişi alıp tekrar okur ve bir insan gerektiren aramaları doğru kişiye devreder; ekip de servise devam eder.

Cuma akşamı telefona ne olur?

20.05'te host altı kişilik bir grubu masaya yerleştirirken telefon çalıyor. Bir çift, 21.30 için iki kişilik masa istiyor. Telefon sekiz kez çalıp susuyor. İki dakika sonra meydanın karşısındaki restoranda masaları hazır.

20.20'de bir turist İngilizce arayıp makarnanın glutensiz yapılıp yapılamayacağını soruyor. Telefonu açan garsonun elinde üç tabak var. “Sanırım olur” deyip kapatıyor. Çölyak hastası biri için “sanırım olur” yanlış bir yanıttır.

20.40'ta salonun gürültüsü içinde bir paket sipariş yazdırılıyor. İki pizza, biri soğansız, bir salata ve ekstra sos. Mutfağa ulaşan fişte iki pizzada da soğan var.

21.10'da biri gelecek ay 25 kişi için özel salonu soruyor. Müdür salonda ve yarın tekrar aramalarını rica ediyor. Aramıyorlar.

Misafirler hala telefonu açıyor. SevenRooms araştırmasında katılımcıların %45'i masa ayırtmak için restoranı doğrudan arayacağını söyledi (FSR Magazine). Üstelik boş kalan tek masa, yanıtsız aramanın götürdüğü masa değil. Resos, 2.417 restoranda 3,77 milyon rezervasyonu inceledi ve akşam yemeğinde no-show oranının öğle yemeğinden yüksek olduğunu buldu (%2,63'e karşı %1,84); hatırlatma alan rezervasyonlarda ise no-show oranı %16 daha düşüktü (Resos). OpenTable, İngiltere'de iki kişilik tek bir masanın no-show maliyetini ortalama 55,70 sterlin olarak hesaplıyor (Restaurant Online).

Heyhotel'in Voice Agent'ı yoğunluğu nasıl karşılar?

Aynı akşamı bir kez daha yaşayalım.

20.05'te çiftin araması ilk çalışta yanıtlanıyor. Voice Agent'ımız 21.30'a bakıyor, doluysa 21.45'i öneriyor, masayı rezervasyon sistemine işliyor ve onayı mesajla gönderiyor. Host altı kişilik gruptan başını bile kaldırmıyor.

20.20'de turist, onaylı menüde hangi yemeklerin glutensiz olarak işaretlendiğini İngilizce duyuyor. Bir alerjiden söz ettiği için asistan hiçbir yemeğin alerjen içermediğini garanti etmiyor; soruyu mutfakla kontrol edebilecek birine iletiyor ve misafire de tam olarak bunu söylüyor.

20.40'ta paket sipariş kalem kalem, “soğansız” ve “ekstra sos” dahil alınıyor ve hiçbir şey gönderilmeden önce baştan sona tekrar okunuyor. Sipariş POS üzerinden doğrudan mutfağa gidiyor; misafire siparişinin mutfakta olduğu, POS siparişi kabul ettiği anda söyleniyor.

21.10'da asistan bir etkinlik talebini tanıyor ve iyi bir hostun yapacağını yapıyor. Tarihi, kişi sayısını, bütçeyi ve menü isteklerini topluyor, ardından her şeyi doğru anda, bir özet ve konuşmanın tamamıyla etkinlik sorumlusuna devrediyor. Teklif ertesi sabah, hiçbir soru iki kez sorulmadan gidiyor.

Her rezervasyondan bir gün önce, iletişim izni veren misafirlere kolayca iptal edebilecekleri kısa bir teyit araması ya da mesajı gidiyor; boş kalacak masa yeniden satışa açılıyor. Aynı asistanlar, VIP masaların, minimum harcamaların ve kapı politikalarının kuralları daha da karmaşık hale getirdiği barlarda ve beach club'larda da telefonları yanıtlıyor.

Hangi aramalar bir insana gider?

Asistanlarımız bir aramanın ne zaman bir insana ihtiyaç duyduğunu bilir ve devri uzun bir çabalamanın sonunda değil, tam o anda yapar. Ciddi bir alerji sorusu mutfakla kontrol edebilecek birine gider. Bu akşamki yemekle ilgili bir şikayet müdüre gider. Özel bir etkinlik, teklifi hazırlayacak kişiye gider. Doğrudan bir insanla konuşmak isteyen her misafir de bir insana ulaşır. Her devir bir özetle gelir; ekip Heyhotel dashboard'undan aramanın tamamını, ses kaydı ve transkriptiyle birlikte açabilir.

Telefonun kazandırdığını nasıl anlarsınız?

Servis saatlerini öncesi ve sonrasıyla karşılaştırın. 19.00 ile 22.00 arasında kaç aramanın yanıtlandığına, asistanın kaç masa ayırdığına ve bu misafirlerin kaçının geldiğine, kaç siparişin mutfağa ulaştığına ve mutfağın bunlardan kaçını değiştirmek zorunda kaldığına, aramaların hangi nedenlerle ekibe devredildiğine bakın. Heyhotel'in dashboard'u her aramayı konusuna göre sınıflandırır, rezervasyonları ve no-show'ları raporlar; böylece arayanların en çok neyi, ne zaman istediğini görürsünüz.

Bir rezervasyon aramasını dinlemek ister misiniz? heyhotel.ai'de “Sizi arayayım mı?” seçeneğine dokunun.

B

Kendiniz deneyin

Asistanlarımızdan birini dinleyin ya da oteliniz için kurulumu Bulut ile konuşun.

Sizi arayayım mı?

+90

(5 _ _ ) _ _ _ - _ _ _ _

Beni Ara

Beni Ara

+90 (850) 260 04 16 numaralı telefondan sizi arayacağız. Lütfen telefonunuzu müsait tutun.