Altmış Bir Davetli Hala Cevap Vermedi: Düğün ve Etkinliklerde Yapay Zeka ile LCV
Düğüne üç hafta var, 61 davetli cevap vermedi, ikram firması sayı istiyor. Heyevent davetlileri kendi dillerinde arar ve kişi sayısını net tutar.
Düğüne üç hafta var. Organizatör Selin gece 23.00'te davetli listesini açıyor. Defne ile Jonas Bodrum'da bir otelde evleniyor. 240 davetiye, iki aile ve iki dil var. İkram firması kesin sayıyı Cuma günü istiyor ve altmış bir davetli hala cevap vermedi.
Selin üç akşamdır WhatsApp'ta. Jonas'ın Hamburg'daki teyzesi Almanca bir sesli mesaj bırakmış, Türk tarafında kimse anlayamıyor. Defne'nin dayısı iki kişilik davetiyeye “dört kişi geliyoruz” yazmış, kimse ona bunun olup olmayacağını henüz söylemedi. Biri aile grubunda fıstık alerjisinden bahsetmiş, mesaj kırk kalp emojisinin altında kaybolmuş. Cuma günü Selin ikram firmasına kısmen tahmine dayanan bir sayı gönderecek.
Tahminin bedeli iki yönde de ödenir. The Knot'un 2025'te evlenen 10.474 ABD'li çiftle yaptığı 2026 Gerçek Düğünler Araştırması'na göre ortalama düğünde 117 davetli var, davetli başına maliyet 292 dolar ve yalnızca ikram kişi başı ortalama 80 dolar tutuyor (The Knot). Boş kalan sandalyenin parası ödenir, eksik kalan sandalye ise daha da kötüdür. Beslenme ihtiyaçları da istisna değil, kural. Çiftlerin %56'sı birden fazla beslenme gereksinimine göre plan yapmak zorunda kalıyor (Easy Weddings). Grup sohbetinde kaybolan bir alerji idari bir sorun değildir, bir misafirin güvenliğidir.
Heyhotel'in etkinlik ürünü Heyevent tam olarak bu liste için var.
Heyevent bir organizatör için ne yapar?
Organizatörün verdiği her davetliyi, davetlinin kendi dilinde arar ya da ona mesaj atar ve her görüşmeyi net bir cevaba çevirir. Kim geliyor, davet edilen sayıya göre kaç kişi geliyor, herkesin adı, menü tercihleri ve varsa alerji ya da beslenme ihtiyacı, misafirin söylediği şekliyle kelimesi kelimesine. Mekanın adresi, kıyafet kuralı, servis saati ya da nerede kalınacağı gibi, her organizatörün yüz kez duyduğu soruları da yanıtlar.
LCV sürecinin nasıl işlediğini zaten bilir, başlamak için yalnızca etkinliğinizin kendi bilgilerine ihtiyaç duyar.
Aynı hafta Heyevent ile nasıl geçer?
Pazartesi Heyevent altmış bir davetliyle başlar. Jonas'ın teyzesi Hamburg'da telefonu açar ve Almanca bir ses duyar. Konuşmanın ortasında gelinin annesine sevgilerini iletmek için Türkçeye geçer, konuşma da onunla birlikte geçer. Heyevent 35'ten fazla dilde çalışır. Teyze eşiyle birlikte geliyor, eşi vejetaryen.
Defne'nin dayısı iki yetişkin oğlunu getirip getiremeyeceğini yeniden sorar. Davetiye iki kişilik ve iki kişilik bir davetiye asla sessizce dört kişilik olmaz. Asistan ona sıcak bir dille çiftin teyit edeceğini söyler, talep de kısa bir özetle Selin'e gider ve onun evet ya da hayır demesini bekler.
Bir kuzen, neredeyse laf arasında, kızının ciddi fıstık alerjisi olduğunu söyler. Asistan doğru anlamak için bir soru daha sorar ve alerjiyi kuzenin söylediği şekliyle kaydeder, böylece ikram firmasına da aynı şekilde ulaşır.
Bir aile dostu “belki, işe bağlı” der. Asistan ne zaman netleşeceğini sorar ve onun söylediği gün yeniden arar. İki davetli iki denemede de telefonu açmaz. Asistan onları, aileden birinin bizzat araması için işaretler.
Perşembe akşamı altmış bir kişi ikiye inmiştir ve Selin ikram firmasına arkasında durabileceği bir sayı gönderir.
Hassas görüşmelerde ne olur?
Düğün bir aile meselesidir ve bazı konuşmalar bir asistana göre değildir. Birinin yanına oturtulmak istemeyen bir misafir, eşiyle davet edilmediği için kırılan bir akraba, bir aile meselesine dokunan bir soru. Asistan bunları çözmeye çalışmaz. Doğru anda, konuşulanların özetiyle organizatöre devreder. Her görüşme ses kaydı ve transkriptiyle dashboard'da durur, böylece Selin yalnızca kelimeleri değil tonu da duyar. İsterse bir aramayı canlı dinleyip araya da girebilir.
Organizatör ne görür?
Tüm görüşmeleri tek yerde, konusuna göre sınıflandırılmış, ses kaydı ve transkriptiyle görür. Cevaplar verildikçe gelir, onay bekleyen talepler özet olarak düşer, misafirlerin tekrar tekrar sorduğu sorular da davetiyede neyin daha açık yazılması gerektiğini gösterir. Servis saati gibi bir bilgi değiştiğinde organizatör etkinlik bilgisini bir kez günceller, değişikliği test eder ve yayına alır. Heyevent o andan itibaren her görüşmede yeni bilgiyi kullanır.
Davetlilere nasıl ulaşılır?
Yalnızca organizatörün verdiği davetlilere, organizatörün verdiği numaralardan. Her arama ve mesaj kimden ve neden geldiğini söyler. Bir daha aranmak istemediğini söyleyen kişi bir daha aranmaz.
Sık sorulan sorular
Davetliler kendi dillerinde cevap verebilir mi?
Evet. Heyevent 35'ten fazla dilde arar ve mesaj atar, davetli konuşmanın ortasında dil değiştirirse onunla birlikte geçer. Aileler farklı ülkelerden geliyorsa bu büyük fark yaratır.
Davetliler arama yerine mesajla cevap verebilir mi?
Evet. Sesli ya da yazılı, hangisini tercih ederlerse öyle cevap verirler, cevap da aynı yere düşer.
Bir davetli davet edilmemiş birini getirmek isterse ne olur?
Asistan talebi kaydeder, misafire çiftin teyit edeceğini söyler ve talebi organizatörün onayına sunar. Davetli listesi yalnızca organizatör evet dediğinde değişir.
Heyevent davetlilerin otel odası sorularına yardımcı olur mu?
Evet. Oda bloğuyla ilgili soruları yanıtlar ve organizatörün onayladığı rezervasyon linkini ya da iletişim bilgisini paylaşır.
Bir LCV aramasını dinlemek ister misiniz? heyhotel.ai'deki “Sizi arayayım mı?” seçeneğini kullanın ve yanında davetsiz birini getirmek isteyen davetliyi siz oynayın.
Kendiniz deneyin
Asistanlarımızdan birini dinleyin ya da oteliniz için kurulumu Bulut ile konuşun.
Sizi arayayım mı?
+90 (850) 260 04 16 numaralı telefondan sizi arayacağız. Lütfen telefonunuzu müsait tutun.