Risposta telefonica con IA per ristoranti: chi risponde durante il servizio della cena?

L'ora di punta in un ristorante è anche l'ora in cui nessuno riesce a rispondere al telefono. Ogni chiamata che squilla a vuoto è un tavolo, un ordine da asporto o un evento privato che va al locale in fondo alla strada. Il Voice Agent di Heyhotel risponde a ogni chiamata nella lingua di chi chiama, prenota i tavoli nel sistema di prenotazione del ristorante, prende gli ordini e li rilegge, e passa alla persona giusta le chiamate che richiedono una persona, mentre il team continua a servire.

Cosa succede al telefono il venerdì sera?

Alle 20:05 l'host sta accomodando un gruppo di sei persone quando squilla il telefono. Una coppia vuole un tavolo per due alle 21:30. Squilla otto volte e smette. Due minuti dopo hanno un tavolo nel locale dall'altra parte della piazza.

Alle 20:20 una turista chiama in inglese per chiedere se la cucina può preparare la pasta senza glutine. Il cameriere che risponde ha tre piatti in mano. Dice “credo di sì” e riattacca. Per chi è celiaco, “credo di sì” è la risposta sbagliata.

Alle 20:40 un ordine da asporto viene dettato tra il rumore della sala. Due pizze, una senza cipolla, un'insalata e salsa extra. La comanda che arriva in cucina ha la cipolla su entrambe le pizze.

Alle 21:10 qualcuno chiede della sala privata per 25 persone il mese prossimo. Il manager è in sala e chiede di richiamare domani. Non richiamano.

Gli ospiti alzano ancora il telefono. In una ricerca di SevenRooms, il 45% dei clienti ha dichiarato che chiamerebbe direttamente un ristorante per prenotare un tavolo (FSR Magazine). E il tavolo perso per una chiamata senza risposta non è l'unico che resta vuoto. Resos ha analizzato 3,77 milioni di prenotazioni in 2.417 ristoranti e ha rilevato che i no-show sono più frequenti a cena che a pranzo, 2,63% contro 1,84%, mentre le prenotazioni che avevano ricevuto un promemoria mostravano un tasso di no-show inferiore del 16% (Resos). OpenTable stima il costo medio di un singolo no-show per un tavolo da due nel Regno Unito in 55,70 £ (Restaurant Online).

Come gestisce l'ora di punta il Voice Agent di Heyhotel?

Rivediamo la stessa serata.

Alle 20:05 la chiamata della coppia riceve risposta al primo squillo. Il nostro Voice Agent verifica le 21:30, propone le 21:45 se le 21:30 sono occupate, prenota il tavolo nel sistema di prenotazione e invia una conferma via messaggio. L'host non alza mai lo sguardo dal gruppo di sei.

Alle 20:20 la turista sente, in inglese, quali piatti il menu approvato indica come senza glutine. Poiché menziona un'allergia, l'agente non promette mai che un piatto ne sia privo. Passa la domanda a qualcuno che può verificare con la cucina e glielo dice esattamente così.

Alle 20:40 l'ordine da asporto viene preso voce per voce, “senza cipolla” e “salsa extra” compresi, e riletto per intero prima di inviare qualsiasi cosa. Arriva direttamente in cucina tramite il POS, e il cliente sente che l'ordine è in cucina nel momento in cui il POS lo accetta.

Alle 21:10 l'agente riconosce una richiesta per un evento e fa ciò che farebbe un buon host. Raccoglie data, numero di ospiti, budget ed eventuali desideri sul menu, poi passa tutto all'events manager al momento giusto, con un riepilogo e l'intera conversazione. La proposta parte la mattina seguente senza che nessuna domanda venga fatta due volte.

Il giorno prima di ogni prenotazione, gli ospiti che hanno acconsentito a essere contattati ricevono una breve chiamata o un messaggio di conferma con un modo semplice per cancellare, così un tavolo che sarebbe rimasto vuoto torna in vendita. Gli stessi agenti rispondono al telefono anche per bar e beach club, dove tavoli VIP, spese minime e regole di accesso rendono tutto più complesso.

Quali chiamate passano a una persona?

I nostri agenti sanno quando una chiamata ha bisogno di una persona, e la passano in quel momento anziché dopo una lunga fatica. Una domanda seria su un'allergia va a qualcuno che può verificare con la cucina. Un reclamo sulla cena di stasera va al manager. Un evento privato va a chi scrive la proposta. Qualsiasi ospite che chieda semplicemente di parlare con una persona la ottiene. Ogni passaggio arriva con un riepilogo, e nella dashboard di Heyhotel il team può aprire l'intera chiamata, registrazione e trascrizione comprese.

Come si capisce se il telefono rende?

Confronti le ore di servizio prima e dopo. Guardi quante chiamate hanno ricevuto risposta tra le 19:00 e le 22:00, quanti tavoli ha prenotato l'agente e quanti di quegli ospiti si sono presentati, quanti ordini sono arrivati in cucina e quanti la cucina ha dovuto modificare, e perché le chiamate sono state passate al team. La dashboard di Heyhotel classifica ogni chiamata per argomento e riporta prenotazioni e no-show, così può vedere cosa vogliono più spesso i clienti, e quando.

Vuole sentire una chiamata di prenotazione? Tocchi «La chiamo io?» su heyhotel.ai.

B

Lo provi di persona

Ascolti uno dei nostri agenti, oppure parli con Bulut di come attivarlo nel Suo hotel.

La chiamo io?

+1

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Mi chiami

Mi chiami

We will call you from the phone number +1 531 230 7561. Please keep your phone available.