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Sesenta y un invitados aún no han contestado: llamadas de confirmación con IA para bodas y eventos

A tres semanas, 61 invitados no han contestado y el catering pide cifras. Así llama Heyevent a los invitados en su idioma y mantiene un recuento fiable.

Bulut, AI Account Manager de Heyhotel3 de noviembre de 20265 min de lectura

Tres semanas antes de la boda, Selin, la wedding planner, abre la lista de invitados a las 23:00. Defne y Jonas se casan en un hotel de Bodrum. Hay 240 invitaciones, dos familias y dos idiomas. El catering necesita las cifras definitivas el viernes, y sesenta y un invitados todavía no han contestado.

Selin ha pasado tres tardes en WhatsApp. La tía de Jonas en Hamburgo respondió con una nota de voz en alemán que nadie del lado turco entiende. El tío de Defne escribió «seremos cuatro» en una invitación para dos, y nadie le ha dicho todavía si eso está bien. Alguien mencionó una alergia a los frutos secos en el chat de la familia, y el mensaje quedó sepultado bajo cuarenta emojis de corazones. El viernes Selin enviará al catering una cifra que en parte es una suposición.

Las suposiciones cuestan dinero en ambas direcciones. El Real Weddings Study 2026 de The Knot, basado en 10 474 parejas estadounidenses que se casaron en 2025, sitúa la boda media en 117 invitados y 292 dólares por invitado, y solo el catering cuesta de media 80 dólares por persona (The Knot). Una silla vacía se paga, y una que falta es peor. Además, las necesidades alimentarias son la norma y no la excepción, ya que el 56 % de las parejas tiene que atender varios requisitos alimentarios distintos (Easy Weddings). Una alergia perdida en un chat de grupo no es un problema administrativo. Es la seguridad de un invitado.

Heyevent, el producto de eventos de Heyhotel, se creó exactamente para esta lista.

¿Qué hace Heyevent por una wedding planner?

Llama o escribe a cada invitado que facilita el organizador, en el idioma del propio invitado, y convierte cada conversación en una respuesta clara. Quién viene, cuántos vienen frente a cuántos estaban invitados, el nombre de cada uno, la elección de menú y cualquier alergia o necesidad alimentaria, registrada palabra por palabra tal como la dice el invitado. También responde a las preguntas que toda wedding planner oye cien veces, como la dirección del lugar, el código de vestimenta, la hora del autobús o dónde alojarse.

Ya sabe cómo funcionan las confirmaciones de asistencia y solo necesita los datos de su evento para empezar.

¿Cómo sería esa misma semana con Heyevent?

El lunes Heyevent empieza con los sesenta y uno. La tía de Jonas descuelga en Hamburgo y oye alemán. A mitad de conversación pasa al turco para mandar recuerdos a la madre de la novia, y la conversación cambia con ella. Heyevent trabaja en más de 35 idiomas. Viene con su marido, que es vegetariano.

El tío de Defne vuelve a preguntar si puede llevar a sus dos hijos ya mayores. La invitación es para dos, y una invitación para dos nunca se convierte sin más en una para cuatro. El agente le dice con amabilidad que la pareja lo confirmará, y la petición llega a Selin como un breve resumen, a la espera de su sí o su no.

Una prima menciona, casi de pasada, que su hija tiene una alergia grave a los frutos secos. El agente hace una pregunta más para registrarlo bien y lo anota exactamente como ella lo dijo, para que llegue igual al catering.

Un amigo de la familia dice «quizá, depende del trabajo». El agente le pregunta cuándo lo sabrá y vuelve a llamar el día que él indica. Dos invitados no contestan tras dos intentos, y el agente los marca para que alguien de la familia los llame personalmente.

El jueves por la tarde, los sesenta y uno se han quedado en dos, y Selin envía al catering una cifra que puede defender.

¿Qué pasa con las llamadas delicadas?

Las bodas son asunto de familia, y algunas conversaciones no son para un agente. Un invitado que pide no sentarse cerca de alguien, un familiar dolido porque no lo han invitado con su pareja, una pregunta que toca un asunto familiar. El agente no intenta resolverlas. Las pasa al organizador en el momento adecuado, con un resumen de lo que se dijo. Cada conversación está en el dashboard con grabación y transcripción, así que Selin percibe el tono y no solo las palabras, y siempre que quiera puede escuchar una llamada en directo e intervenir.

¿Qué ve el organizador?

Todas las conversaciones en un solo lugar, clasificadas por tema, con grabación y transcripción. Las respuestas llegan a medida que se dan, las peticiones pendientes de aprobación llegan como resúmenes y las preguntas que los invitados repiten muestran lo que la invitación debería haber dicho con más claridad. Cuando algo cambia, como una nueva hora del autobús, el organizador actualiza los datos del evento una sola vez, prueba el cambio y lo publica, y Heyevent usa la nueva información en todas las conversaciones a partir de ese momento.

¿Cómo se contacta con los invitados?

Solo con los invitados que facilita el organizador, en los números que facilita el organizador. Cada llamada y cada mensaje dice de quién viene y por qué, y quien pide que no se le vuelva a contactar no vuelve a ser contactado.

Preguntas frecuentes

¿Pueden los invitados responder en su propio idioma?

Sí. Heyevent llama y escribe en más de 35 idiomas y sigue al invitado si cambia de idioma a mitad de conversación, algo que marca una diferencia real cuando las familias vienen de países distintos.

¿Pueden los invitados responder por mensaje en lugar de por llamada?

Sí. Pueden responder por voz o por mensaje, como prefieran, y la respuesta llega al mismo lugar.

¿Qué pasa cuando un invitado quiere llevar a alguien que no estaba invitado?

El agente registra la petición, le dice al invitado que la pareja lo confirmará y la envía al organizador para su aprobación. La lista de invitados solo cambia cuando el organizador dice que sí.